一. 质量体系文件的作用 1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规”。 l —给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法,编制和使用文件是具有动态的高增值的活动; l —界定了职责和权限,处理好了接口,使质量体系成为职责分明,协调一致的有机整体; l —“该说的一定要说到,说到的一定要做到”,文件成为组织的法规,通过认真的执行达到预期的目的。 2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。 l —证明过程已经确定并优化; l —证明文件规定已被有效实施; l —证明文件处于使用控制中。 3. 质量体系文件是企业开展内部培训的依据。 l —文件作为培训全体员工的教材; l —寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡; 4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。 l —依据文件确定工作过程要求可改进之处; l —当把质量改进成果纳入文件,变成标准化程序时,成果可得到有效巩固。 二. 质量体系文件的层次 第一层:质量手册 第二层:程序文件 第三层:作业指导文件,通常又可分为: n 管理性第三层文件(如:车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等) n 技术性第三层文件(如:产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等) n 外来文件 第四层:质量记录表格
三. 编写质量体系文件的基本要求 a) 系统性 l 应对质量体系文件结构进行策划,要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定; l 工具:《质量体系文件一览表》、《部门职责分配表》 b) 符合性 l 应符合ISO9000标准条款的要求; l 应符合本企业业务流程的实际情况。具体的控制要求应以满足企业需要为度,而不是越多越严就越好,一句话:适度。 l 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解,所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到; c) 协调性 l 文件和文件之间应相互协调,避免产生不一致的地方,从整体上结构针对编写具体某一文件来说,应紧扣该文件的目的和范围,尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 l 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、规范相协调; l 应认真处理好各种过程的接口,避免不协调或职责不清。